Abmahnung § Definition, Rechtslage & Funktionen
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Arbeitsrechtredaktion
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- Die Abmahnung im Arbeitsrecht übernimmt die Funktion der Warnung und kann mündlich oder schriftlich erfolgen.
- Sie ist die formelle Aufforderung, ein missbilligtes Verhalten zu unterlassen und ist in § 314 Abs. 2 BGB geregelt.
- Die drei wesentlichen Funktionen der Ermahnung sind die Dokumentationsfunktion, die Hinweisfunktion und die Warnfunktion.
Definition und Rechtslage der Abmahnung
Im arbeitsrechtlichen Sinn ist die Abmahnung eine formelle Aufforderung, eine bestimmte Handlung oder ein Verhalten zu unterlassen. Sie ist demnach für die verhaltensbedingte außerordentliche beziehungsweise fristlose, wie auch ordentliche Kündigung in § 314 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Derartige Verwarnungen übernehmen die Funktion einer Warnung und den Hinweis auf arbeitsrechtliche Konsequenzen, sollte sich das Gebaren des Betroffenen nicht ändern. In der überwiegenden Zahl der Fälle mahnen Vorgesetzte das vertragswidrige Verhalten eines Mitarbeiters ab. Doch auch Beschäftigte haben das Recht, ihren Arbeitgeber abzumahnen. Eine solche arbeitsrechtliche Verwarnung unterliegt grundsätzlich nicht der Mitbestimmung des Betriebsrats und kann bis zu einem Monat nach dem Fehlverhalten noch erteilt werden. Sollte die Ermahnung unbegründet ausgesprochen worden sein, hat der Empfänger das Recht auf eine Gegendarstellung.
Funktionen der Abmahnung
Vorrangiges Ziel ist, den Empfänger dazu zu veranlassen, ein ungeduldetes Handeln oder die Verletzung von arbeitsvertraglichen Pflichten zu unterlassen. Es ist die offizielle Mitteilung, dass eine bestimmte Verhaltensweise nicht akzeptiert wird. Meist handelt es sich hierbei um vom Arbeitnehmer oder Arbeitgeber ausgelöste Umstände, die dessen Pflichten gegenüberstehen. Die Abmahnung soll die Vernachlässigung dieser Pflichten verhindern und dem Empfänger die Ernsthaftigkeit der Situation aufzeigen. Sie ist an die Hoffnung geknüpft, dass der Betroffene sein Verhalten ändert beziehungsweise seine Pflichten erfüllt, bevor es zu einer verhaltensbedingten Kündigung kommt.
Obgleich diese Form der Ermahnung für den Betroffenen äußerst unangenehm und mitunter auch ärgerlich ist, hat sie im Arbeitsrecht durchaus ihre Daseinsberechtigung und erfüllt gleich mehrere Aufgaben. Ein Abmahnschreiben darf jedoch nicht pauschal formuliert sein und muss genau darlegen, gegen welche Vorschrift verstoßen wurde. Allgemeine Hinweise reichen demnach nicht.
Dokumentationsfunktion
Abmahnungen laut Arbeitsrecht halten einen Pflichtverstoß fest. Sie dienen darüber hinaus auch der Dokumentation und Beweissicherung, denn im Falle juristischer Auseinandersetzungen kann eine Verwarnung eine Pflichtverletzung belegen. Sie ist von Recht her nicht formgebunden und kann sowohl schriftlich als auch mündlich erteilt werden. Hinsichtlich der Beweisfunktion wird die Ermahnung zumeist schriftlich formuliert und der Personalakte eines Mitarbeiters beigefügt. Abmahnungen sind demnach ein wichtiges arbeitsrechtliches Mittel, um ein missbilligtes Verhalten zu dokumentieren.
Hinweisfunktion
Dem Betroffenen soll aufgezeigt werden, dass ein bestimmtes und konkret bezeichnetes Handeln einen nicht duldbaren Pflichtverstoß darstellt. Das gerügte Fehlverhalten muss hinreichend und deutlich erkennbar dargelegt werden. Der Rügende bringt damit zum Ausdruck, dass er mit dem Verhalten des Empfängers nicht einverstanden ist und bekundet seine Missbilligung. Die schriftliche Verwarnung muss auf vorhandenen Tatsachen beruhen und bedarf einer genauen Schilderung der Pflichtverletzung sowie deren Gegenüberstellung mit dem arbeitsvertraglich vorgesehenen Idealzustand.
Warnfunktion
Durch die Warnung vor arbeitsrechtlichen Konsequenzen wird dem Empfänger bedeutet, dass ein fortgesetzter oder wiederholter Verstoß das Arbeitsverhältnis in seinem Bestand gefährdet. Dem Betroffenen droht eine verhaltensbedingte Kündigung. Um ihre Warnfunktion von Recht her angemessen zu erfüllen, müssen Abmahnungen eindeutig formuliert sein. Neben der Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen sollen sie dazu auffordern, vertraglich geschuldete Leistungen ordnungsgemäß zu erfüllen.
- Genaue Beschreibung des beanstandeten Fehlverhaltens (Rügefunktion).
- Aufforderung das unerwünschte Verhalten in Zukunft zu unterlassen.
- Androhung von Rechtsfolgen für das Arbeitsverhältnisses (Warnfunktion).
Form und Inhalt einer Abmahnung
Im Arbeitsrecht muss bei einer Abmahnung ein Fehlverhalten detailliert beschrieben werden und eine Pflichtverletzung deutlich ausgewiesen sein. Für den Betroffenen muss klar ersichtlich sein, wie er sein Verhalten verbessern kann. Ermahnungen können mündlich oder schriftlich erteilt werden, wobei die Schriftform aufgrund der Beweisfunktion vorzuziehen ist. Das Schriftdokument kann weiter der Personalakte eines Mitarbeiters beigefügt werden. Auch ist eine schriftliche Abmahnung eine wesentlich sicherere Varianten, um im Fall eines Prozesses vor dem Arbeitsgericht nicht in Nachweisschwierigkeiten zu geraten.
Die Abmahnung muss sämtliche Funktionen enthalten, soll sie ihre volle arbeitsrechtliche Wirkung erzielen. Die eindringliche Aufforderung zu künftigem vertragstreuem Handeln und die Androhung eindeutiger arbeitsrechtlicher Konsequenzen für den Wiederholungsfall müssen deutlich formuliert sein. Auch die konkrete Benennung des Fehlverhaltens sowie die Rüge der Pflichtverletzung müssen angeführt werden.
Gründe für Ermahnungen laut Arbeitsrecht
Die rechtliche Grundlage für eine Ermahnung ist der sogenannte Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Demnach darf der Vorgesetzte ein Arbeitsverhältnis nur aus wichtigem Grund und erst nach erfolgloser Verwarnung kündigen, wie in § 314 Abs. 2 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) geregelt. Diese Regelung gilt grundsätzlich für jede verhaltensbedingte Kündigung und ist auf Fehlverhalten oder schlechte Leistungen eines Arbeitnehmers beschränkt, die seine arbeitsvertraglich geregelten Pflichten und Nebenpflichten betreffen und die er selbst ändern kann. Typische Gründe sind:
- unentschuldigtes Fehlen bei der Arbeit
- zu späte Krankmeldung
- kein oder zu später Nachweis der Arbeitsunfähigkeit
- Urlaubsantritt trotz fehlender Genehmigung
- Verstoß gegen Arbeitsanweisungen
- Mobbing und Beleidigung von Kollegen
- Sexuelle Belästigung
- Störung des Betriebsfriedens
- private Telefonate oder privates Surfen im Internet
- Verstoß gegen betriebliches Rauch- und Alkoholverbot
- Konkurrenztätigkeit
- unerlaubte Nebentätigkeiten
- Mediation
- Dokumentation
- Vertretung
Im Arbeitsrecht ist eine Abmahnung nur aus einem triftigen Grund gerechtfertigt. Kommt ein Angestellter etwa aufgrund äußerer Umstände, für die er nichts kann, zu spät, kann er nicht abgemahnt werden. Auch ein unglückliches Missgeschick rechtfertigt diese Form der Ermahnung nicht. Ermahnungsgründe müssen sich auf ein konkretes Verhalten beziehen, das im Einflussbereich des Betroffenen liegt. Einmalige leichte Vergehen müssen in der Regel nicht abgemahnt werden.
Welche Gründe sind unzulässig?
Vor einer personen-, krankheits- oder betriebsbedingten Kündigung, die nicht im Einflussbereich eines Arbeitnehmers liegt, kommt eine Abmahnung nicht in Frage. Auch darf einem Mitarbeiter nicht angelastet werden, dass er beispielsweise aufgrund des Wissensstandes schlechter oder langsamer arbeitet als seine Kollegen. Weiterhin unverhältnismäßig ist eine Ermahnung unter anderem bei unabsichtlichen Bagatellverstößen, wie zum Beispiel bei einer einmaligen Verspätung zur Arbeit.
Dies gilt auch bei alkoholkranken Mitarbeitern, denen ihr Fehlverhalten aufgrund ihrer Krankheit nicht bewusst gemacht werden kann. Entbehrlich sein kann eine Ermahnung weiters in Fällen evident unzumutbaren Handelns, besonders im Vertrauensbereich, beispielsweise bei Betrug, vorsätzlicher Arbeitsverweigerung oder Unterschlagung.
Muss ich immer abmahnen?
Schwerwiegende Verfehlungen rechtfertigen eine fristlose Kündigung auch ohne vorhergehende Abmahnung. In Deutschland ist eine fristlose Entlassung ein drastischer Schritt und nur aus wichtigem Grund zulässig. Eine sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses ohne vorhergehende Ermahnung ist dann gerechtfertigt, wenn dem Kündigenden das Abwarten der regulären Kündigungsfristen unzumutbar ist. Dazu zählen unter anderem Straftaten am Arbeitsplatz, beharrliche oder wiederholte Arbeitsverweigerung, konkurrenzierende Tätigkeiten, Annahme von Schmiergeldern oder Tätlichkeiten und Beleidigungen gegenüber Vorgesetzten oder Arbeitskollegen.
Abmahnung aus der Sicht des Arbeitnehmers
Im Regelfall werden Ermahnungen aufgrund missbilligten Verhaltens ausgesprochen. Eine verhaltensbedingte Kündigung als nächste Sanktionsmöglichkeit behält sich der Arbeitgeber vor. Sollte der Mitarbeiter die Verletzung seiner Pflichten nicht einstellen, kommt es zur verhaltensbedingten Kündigung. Ist das Betriebsklima jedoch gestört, kann es auch zu einer ungerechtfertigten Abmahnung kommen. Sei es, bei Streit unter Kollegen, der zum Arbeitgeber getragen wird, oder der Chef selbst, der die Kündigung eines unliebsamen Beschäftigten anstrebt. Der Arbeitnehmer hat immer die Möglichkeit, gegen eine ungerechtfertigte Ermahnung vorzugehen.
Oft ist es ratsam, die Ermahnung von einem Rechtsanwalt für Arbeitsrecht prüfen zu lassen. Nicht selten stellt sich heraus, dass diese inhaltlich nicht korrekt sind oder formelle Voraussetzungen nicht eingehalten wurden. Ist die Ermahnung formell richtig, jedoch liegt kein arbeitsvertraglicher Verstoß vor, es gibt unterschiedliche Optionen, dagegen vorzugehen. Ein Rechtsanwalt kann helfen, ein entsprechendes Schreiben zu verfassen, in dem der Arbeitnehmer seine Sicht genau erklärt. Darin kann auch das Löschen der unrichtigen Abmahnung aus der Personalakte gefordert werden. Auch ein Gespräch beim Betriebsrat kann gesucht werden, welcher dazu verpflichtet ist, die Anliegen von Angestellten vor dem Arbeitgeber zu vertreten. Als letztes Mittel ist das gerichtliche Vorgehen gegen eine Abmahnung zu nennen.
Was kann man bei ungerechtfertigten Ermahnungen tun?
Um gegen eine aus Arbeitnehmersicht ungerechtfertigte Abmahnung vorzugehen, gibt es unterschiedliche Optionen – diese sollten jedenfalls zeitnah erfolgen. Der erste Weg kann zum Betriebsrat führen. Dieser nimmt sich der Angelegenheit im Sinne des Arbeitnehmers an. Ist der Betrieb zu klein für einen Betriebsrat, muss er selbst aktiv werden. Das Erstellen einer sachlichen Gegendarstellung, in der die strittigen Punkte der ungerechtfertigten Verwarnung aus seiner Sicht dargestellt sind, ist der nächste Schritt. Die Gegendarstellung findet ebenso wie die Ermahnung Eingang in die Personalakte und dient somit als wichtiges Dokument zur Beweisführung in einem eventuell späteren Prozess. In jedem Fall ist es ratsam, eine Antwort auf eine Ermahnung zu erstellen – nur so kann auch geklärt werden, ob diese laut Arbeitsrecht möglicherweise falsch und somit ungültig war.
Kann man seinen Arbeitgeber abmahnen?
Oftmals werden Arbeitnehmer von Ihren Vorgesetzten abgemahnt. Doch es existieren laut Arbeitsrecht auch Ermahnungsgründe für den Arbeitgeber, wenn dieser sich nicht an vertragliche Pflichten hält. Damit eine Abmahnung wirksam ist, muss sie bestimmten Erfordernissen genügen. Eine schriftliche Ermahnung sollte in ihrem Inhalt genau überlegt und gewählt formuliert sein. Typische Abmahnungsgründe für den Arbeitgeber:
- ausbleibende Gehaltszahlung
- mehrfach unpünktliche Gehaltszahlungen
- das Gehalt entspricht grundlos nicht der vereinbarten Summe
- ausbleibende Zahlungen von Spesen oder Zuschlägen
- Missachtung des Arbeitsschutzes von Angestellten
- Beleidigungen, Bossing oder sexuelle Belästigung gegenüber Angestellten
- Missachtung des Datenschutzes
- Nichteinhaltung der Arbeits-, Pausen- und Urlaubszeiten
- Forderung von Überstunden ohne vertragliche Rechtfertigung
Darüber hinaus kann es weitere Anlässe geben, die eine Abmahnung gegen den Vorgesetzten rechtfertigen. Diese sind immer in einem bestimmten Verhalten oder Fehlverhalten des Arbeitgebers begründet, welches der Arbeitnehmer als schwere Verletzung des gemeinsam geschlossenen Vertrages sehen muss. Hier ist es zu empfehlen, das Abmahnschreiben an den Arbeitgeber mithilfe eines Rechtsanwalts aufzusetzen.
Ermahnung aus der Sicht des Arbeitgebers
Erfüllen Arbeitnehmer ihre vertraglichen Pflichten nicht, gibt es für den Arbeitgeber unterschiedliche Möglichkeiten. Bevor eine Kündigung ausgesprochen wird, ist in vielen Fällen die vorherige Ermahnung des Mitarbeiters erforderlich. Erst wenn diese nicht fruchtet und der Betroffene sein Fehlverhalten wiederholt, kann ihm gekündigt werden. Das bedeutet, eine vorher erteilte und erfolglose Abmahnung ist in der Regel eine Voraussetzung für die Wirksamkeit der verhaltensbedingten Kündigung. Wie oft vor der ordentlichen verhaltensbedingten Kündigung abgemahnt werden muss, hängt von der Schwere des Pflichtverstoßes und den sonstigen Umständen des Einzelfalls ab. Ermahnungen sind dann entbehrlich, wenn diese keinen Erfolg versprechen oder ein besonders schwerwiegender Verstoß vorliegt. Dies ist der Fall, wenn eine fristlose Kündigung gerechtfertigt ist.
Welche Stolpersteine gibt es?
Wer eine Abmahnung schreiben will, muss einige formelle und inhaltliche Voraussetzungen beachten. Sollte diese vor den Arbeitsgerichten ihre Wirksamkeit nicht verfehlen, gilt es Fehler zu vermeiden. Werden in einer Ermahnung beispielsweise mehrere verschiedene, nicht gleichartige Pflichtverletzungen beanstandet, spricht man von einer sogenannten Sammelklage. Wenn hierin nur einer der angeführten Vorwürfe unrechtmäßig ist, wird die gesamte Abmahnung unwirksam. Das bedeutet, dass diese aus der Personalakte des Mitarbeiters entfernt werden müssen. Sollte es zu einem Rechtsstreit mit einer Klage kommen, wird sich dies negativ auf den Arbeitgeber auswirken. Demnach ist es ratsam, eine fundierte Rechtsberatung in Bezug auf die Erstellung in Anspruch zu nehmen.
So kann ein Anwalt für Arbeitsrecht helfen
Die arbeitsrechtliche Abmahnung ist eine zu jederzeit zulässige Disziplinarmaßnahme, um das vertragswidrige Verhalten von Arbeitnehmern aufzuzeigen und zu maßregeln. Wenn man eine derartige Ermahnung erhält, ist es jedenfalls empfehlenswert, rechtliche Hilfe in Anspruch zu nehmen. Fühlen Sie sich durch eine Abmahnung ungerecht behandelt oder empfinden die Begründung als gegenstandslos und wollen Widerspruch einlegen, kann Sie ein Anwalt für Arbeitsrecht unterstützen. Dieser kann eine schriftliche Ermahnung prüfen und eine juristische Zulässigkeit abklären. In einem weiteren Schritt kann ein Rechtsanwalt mit Ihnen gemeinsam eine Gegendarstellung ausarbeiten und Ihnen helfen, gegen die Verwarnung vorzugehen. Auch wenn Sie eine solche Verwarnung verfassen möchten, ist es von Vorteil, auf die Expertise eines Anwalts für Arbeitsrecht zu vertrauen.
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